在香港，監管制度規定每間上市公司的董事會（「董事會」）必須至少有三名獨立非執行董事（「獨立非執行董事」），而該等董事合計應至少代表董事會的三分之一。
2023年11月17日，香港聯合交易所有限公司（「聯交所」）刊發了一份新的有關獨立非執行董事的指引，名爲《獨立非執行董事： 角色和職責簡介》（「《獨立非執行董事指引》」）。它概述了獨立非執行董事應具備的幾項基本素質和責任，則獨立非執行董事應：
- 採取積極主動及提出問題
- 提供獨立判斷和專業知識
- 分析及處理風險
- 評估內部監控和考慮《上市規則》的涵義
- 就任何危險信號作跟進
- 索取足夠的信息
- 為公司投入足夠的時間及關注
- 定期接受相關培訓
- 在委任期間保留被傳閱和製作的重要記錄
獨立非執行董事在不同情況下的指引
獨立非執行董事的角色是多方面的，涉及廣泛的責任。雖然《獨立非執行董事指引》並非詳盡無遺，但它強調了獨立非執行董事在大多數情況下應採取的一些基本行動。
A. 審查和批准業務決策和交易
公司在業務運營過程中有各種決策和交易需要經過董事會考慮和批准。 獨立非執行董事應首先確保有足夠的資料作出明智的決定， 並應提出例如以下的問題：
- “這是否符合公司的利益嗎？”
- “是否已進行了充足的盡職審查？”
- “《上市規則》的涵義是什麼及如何遵守相關要求？”
- “是否有妥善遵守內部程序？”
- “已分析及處理相關風險？”
- “已諮詢專業人士的意見？”
B. 內部監控
獨立非執行董事的核心職責是監督公司內部監控和風險管理系統的建立、實施和有效性。這涉及在設計、實施、審查公司內部程序和監控公司內部程序的有效性方面發揮積極作用。獨立非執行董事如發現內部監控欠妥之處，應採取積極措施，確保該欠妥之處得到妥善處理和糾正。
C. 財務報告
在財務匯報方面，獨立非執行董事應留意可能出現的危險信號，積極主動地提出查詢，並提防不尋常的交易模式、重大開支或資金外流。獨立非執行董事亦應採取積極主動的措施以獲取公司的財務報表，並確保它們反映真實和公平地反映公司狀況。
D.事故管理
在發現任何危險信號、違規及/或其他問題後，獨立非執行董事應立即檢討並與董事會討論，並採取適當行動調查及處理有關問題、糾正或補救違規行為、重新評估任何內部監控措施，並採取措施防止日後發生違規行為。 獨立非執行董事應以獨立判斷力進行事故評估，並當聯交所向公司作出查詢時，獨立非執行董事應採取措施跟進，確保公司準確及時回應查詢。
近期的執法行動
作為董事會成員，獨立非執行董事必須遵守相關規則，包括履行受託人責任以及技能、謹慎和勤勉義務，其標準至少應符合香港法律所訂的標準。聯交所近期對獨立非執行董事採取的一些執法行動包括：
- 2023年5月，聯交所公開譴責金奧國際股份有限公司（前稱九號運通有限公司）的兩名獨立非執行董事及一名前獨立非執行董事，理由是該等董事未能採取足夠措施解決由公司內部監控部門發現的內部監控缺陷，以及在相關公告發佈前未有審閱相關公告， 導致違反《上市規則》中有關須予公佈的交易、關連交易及披露資料的規定。上述人士被要求參加26小時的監管和法律主題培訓，包括遵守《上市規則》。
- 2023年6月，聯交所公開譴責中國清潔能源科技集團有限公司的兩名前獨立非執行董事並對該等董事施加董事不適宜性聲明*，原因是該等董事在收到要求董事會召開特別股東大會的書面要求后，沒有採取積極行動跟進此事。調查發現，該等獨立非執行董事未能對該公司的行政管理層進行監察及約束。調查亦發現，該等獨立非執行董事以不正當方式抗拒股東罷免其職務的投票，將自身利益置於公司利益之上。
- 2023年10月， 聯交所公開批評中國長遠控股有限公司的兩名獨立非執行董事及兩名前獨立非執行董事，原因是在聯交所發出書面警告后，該等董事未有採取積極補救行動改善公司內部監控的不足之處。聯交所亦發現該等董事未能履行其檢討及監察該公司董事及高級管理層的培訓及持續專業發展的職責。前述人士被指令每人參加18至24小時就監管及法律議題（包括《上市規則》合規事宜）的培訓。
結論
雖然獨立非執行董事不應參與公司的日常運作，但他們仍應採取積極措施，並投入足夠時間監督公司的風險管理和內部監控。《獨立非執行董事指引》是一份寶貴的資源，強調獨立非執行董事的重要性，並為香港上市公司提高企業管治水準提供指導。
如果您需要與上述相關的任何幫助或建議，我們很樂意為您提供諮詢。
*董事不適合性聲明是指聯交所認為該人士不適合擔任本公司或其任何附屬公司的董事或高級管理層職務的聲明。
